Командировка

Принять решение о командировке и собраться в доро­гу — это только полдела. Как правило, деловой поездке предшествует долгая бумажная работа, которая не зака­чивается и после того, как сотрудник вернулся. Обеспечить правильное документальное сопровождение командировки — очень непростая задача.

Как только руководитель принимает решение отпра­вить сотрудника в команди­ровку, он должен издать со­ответствующий приказ. Этот документ иногда называют распоряжением. Как отме­чают специалисты, особой разницы в наименованиях нет — все зависит от осо­бенностей делопроизводства в каждой конкретной ком­пании.

Помимо традиционных «пунктов»: место, время ко­мандировки и прочее в при­казе обязательно должна быть приписка бухгалтерии «выдать командировочные в подотчет конкретному сотруднику». Командиро­вочные всегда должны вы­даваться до поездки. Если со­трудник едет на свои личные средства, то это уже счита­ется как заем предприятию, компания должна будет, со­гласно законодательству, вы­платить позднее работнику компенсацию за пользование его личными средствами.

Командировочные

Согласно законодательству, командировочные включа­ют в себя: суточные, деньги на билет (если компания по­купала билет только в один конец или не приобретала их вовсе), деньги на перемещение от места прибытия (аэропорт, вокзал) до мест назначения (отель, офис принимающей стороны), плату за гостиницу. Закон позволяет сотруднику от аэропорта до отеля добраться на такси.

Предполагается, что по­мещение по городу на такси,  метро или автобусе работник будет оплачивать из суточных. Компания может возместить своему работнику расходы на проезд, если это предусмотрено коллективным договором или положением о командировках, и могут учитываться при налогообложении. НДФЛ не облагаются расходы на проезд от места прибытия до пункта назначения.

Командировочное удостоверение

На основании приказа будет выписано командировочное удостоверение — самый важный документ делового путешественника.

Форма командировочного удостоверения не менялась с 2004 года. Это форма Т-10. Для работника командировочное удостоверение, особенно, если он  направляется сразу в несколько городов,— своеобразная карта перемещений. Командировочное удостоверение подтверждает факт того, что   работник находился в определённое время в нужном месте. На основе его затем высчитываются суточные. Номер документа должен быть зафиксированным в журнал регистрации командировочных удостоверений. Параллельно с удостоверением выдаётся и служебное задание по форме Т-10а. В нём развёрнуто раскрываются такие сведение, как дата, место, цель поездки.

Авансовый отчёт.

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт, где он докладывает, на что потратил выделенные ему деньги. Если сотрудник превысил сумму, вместе с отчётом подаётся и пояснительная записка, в которой командировочный аргументирует расход средств. К авансовому отчёту прикрепляются оригиналы документов: билет на самолёт, счёт-фактур из гостиницы и так далее.  

Довольно часто происходит так, что какой-то из документов бывает утерян. До 2010 года этот факт был основанием для того, чтобы отказать сотруднику в возмещении затрат. В 2010 году Минфин признал, что документами, подтверждающими расходы, являются дубликат билета или справка из транспортной компании.

При заказе номера в гостинице нужно обра­щать внимание на то, чтобы в счете-фактуре отдельной строкой не указывался за­втрак, так как считается, что есть сотрудник должен за счет суточных. Стоимость завтрака может быть вклю­чена в стоимость номера, главное, чтобы это не нашло отражения в документах.

Суточные

Количество дней, проведен­ных в командировке, высчитывается согласно команди­ровочному удостоверению. Если в документе начало командировки — 15 мая, а вы сели в поезд 15 мая в 23:45, за этот день суточные все равно начисляются. Законом установлен максимальный предел суточных расходов: по России — 700 рублей, за границей — 2500 рублей.

По своему усмотрению руко­водство может увеличивать суточные своих сотрудни­ков. Однако в этом случае они будут облагаться НДФЛ. Попадает ли ваша команди­ровка в выходные или праз­дничные дни, вынуждены ли вы задержаться по независя­щим от вас обстоятельствам (например, из-за нелетной погоды) — суточные за эти дни все равно начисляются.

 Если вам предстоит ко­мандировка в другую страну, суточные выдаются в валю­те принимающей стороны. Курс интересующей валюты к рублю фиксируется на день выдачи средств.

Денежные средства в под­отчет лучше переводить че­рез кассу. Если перечислять их на зарплатную карту ра­ботника, у налоговой инс­пекции могут возникнуть вопросы. Эти средства могут счесть заработной платой со всеми вытекающими на­логовыми последствиями.

Расходы на проживание оплачиваются компанией в полном объёме.